saptadi73/Odoo14Kanjabung
1
0
Fork 0
Code Issues Pull Requests Actions Packages Projects Releases Wiki Activity
Files
main
Odoo14Kanjabung/grt_mrp_overhead_costing
T
History

README.md

Panduan Operasional GRT MRP Overhead Costing

Dokumen ini menjelaskan cara memakai modul grt_mrp_overhead_costing untuk memasukkan biaya overhead produksi ke cost produksi, merekonsiliasi dengan expense aktual, menghitung variance, dan membuat jurnal adjustment tanpa double pembiayaan.

1. Tujuan Modul

Modul ini dipakai untuk kebutuhan berikut:

  • Menyimpan overhead bulanan seperti listrik dan SDM.
  • Menghitung tarif overhead per basis alokasi.
  • Mengalokasikan overhead ke Manufacturing Order (MO) yang sudah selesai.
  • Membandingkan actual overhead vs absorbed overhead.
  • Menghitung selisih over/under absorption.
  • Membuat jurnal adjustment agar expense aktual dan cost produksi tetap sinkron.

2. Konsep Dasar

Modul ini memakai konsep actual overhead dan absorbed overhead.

  • Actual overhead: biaya overhead yang benar-benar terjadi, biasanya dari expense, jurnal, atau input manual.
  • Absorbed overhead: biaya overhead yang dibebankan ke produk berdasarkan basis alokasi seperti per kg atau per batch.
  • Variance: selisih antara actual overhead dan absorbed overhead.

Rumus sederhananya:

Tarif overhead = Actual overhead / Total basis alokasi
Applied overhead per MO = Basis MO x Tarif overhead
Variance = Actual overhead - Total applied overhead

Jika faktor MO dipakai:

Basis efektif MO = Basis MO x Faktor MO
Applied overhead per MO = Basis efektif MO x Tarif overhead

3. Menu Yang Digunakan

Setelah modul terpasang, menu utama yang dipakai adalah:

  • Manufacturing > Overhead Periods
  • Manufacturing > Configuration > Overhead Types

Tambahan field juga muncul di:

  • Form Expense: field MRP Overhead Type
  • Form Manufacturing Order: ringkasan applied overhead dan detail alokasi overhead
  • Form Journal Entry: field MRP Overhead Type dan MRP Overhead Period

4. Struktur Data Modul

4.1. Overhead Type

Master untuk mendefinisikan jenis overhead.

Contoh:

  • Listrik Produksi
  • SDM Produksi

Field penting:

  • Allocation Basis
    • Per Kg: overhead dibagi berdasarkan total kuantitas produksi.
    • Per Jam: overhead dibagi berdasarkan total jam kerja. Cocok hanya jika data workorder/duration ada.
    • Per MO: overhead dibagi per batch/MO.
  • Default Source Expense Account
    • Akun sumber expense aktual jika tidak ada journal item yang ditag langsung.
  • Absorption Account
    • Akun yang didebit ketika overhead dimasukkan ke cost produksi.
  • Capitalize to Inventory
    • Jika aktif, absorbed overhead diposting ke akun valuation produk jadi per alokasi MO (fallback ke Absorption Account jika akun valuation tidak ditemukan).
  • Variance Account
    • Akun untuk selisih actual vs absorbed.
  • MO Factor Mode
    • Tanpa Faktor MO: sistem tidak pakai pengali tambahan.
    • Faktor Listrik MO: sistem pakai Electricity Factor di MO.
    • Faktor SDM MO: sistem pakai Labor Factor di MO.

4.2. Overhead Period

Dokumen bulanan untuk memproses overhead.

Contoh:

  • Overhead 02/2026
  • Overhead 03/2026

Field penting:

  • Business Category
  • Analytic Account
  • Date Start dan Date End
  • Adjustment Journal
  • Overhead Lines
  • Allocations
  • Actual Amount Total
  • Absorbed Amount Total
  • Variance Amount Total
  • State
    • Draft
    • Computed
    • Adjustment Created

4.3. Overhead Period Line

Baris per jenis overhead dalam satu periode.

Contoh:

  • Line Listrik Produksi
  • Line SDM Produksi

Field penting:

  • Allocation Basis
  • Rate Mode
    • Auto: sistem hitung tarif otomatis dari actual / total basis
    • Manual: tarif diisi manual
  • Manual Rate
  • Manual Actual Amount
  • Source Journal Items
  • MO Allocations
  • Actual Amount
  • Basis Qty
  • Rate
  • Absorbed Amount
  • Variance Amount

5. Alur Operasional Bulanan

Langkah 1. Siapkan Overhead Type

Masuk ke:

  • Manufacturing > Configuration > Overhead Types

Pastikan untuk setiap jenis overhead sudah diisi:

  • nama overhead
  • basis alokasi
  • akun sumber
  • akun absorpsi
  • akun variance

Contoh konfigurasi yang saat ini cocok dengan kebutuhan Anda:

  • Listrik Produksi: basis Per Kg
  • SDM Produksi: basis Per Kg

Catatan:

  • Jika nanti SDM ingin dihitung per batch, ubah basis SDM Produksi menjadi Per MO.
  • Jangan pakai Per Jam jika workorder dan durasi produksi tidak tersedia.
  • Jika konsumsi overhead antar MO tidak seragam, aktifkan MO Factor Mode lalu isi faktor di masing-masing MO.

Langkah 2. Buat Overhead Period

Masuk ke:

  • Manufacturing > Overhead Periods

Buat periode bulanan, misalnya:

  • 01/02/2026 - 28/02/2026

Isi:

  • Business Category
  • Adjustment Journal
    • contoh: MISC
  • Note
    • opsional

Catatan penting:

  • Setiap Overhead Period sekarang wajib memiliki satu Business Category.
  • Analytic Account pada periode akan mengikuti analytic account yang dikonfigurasi pada business category tersebut.

Lalu klik:

  • Init Types

Tujuannya untuk membuat line overhead otomatis dari master Overhead Types.

Langkah 3. Tarik Actual Overhead

Ada 3 cara memasukkan actual overhead:

A. Dari Expense

Pada form Expense, isi field:

  • MRP Overhead Type

Contoh:

  • expense listrik ditandai sebagai Listrik Produksi
  • expense gaji tenaga produksi ditandai sebagai SDM Produksi

Ketika expense sheet membuat jurnal, jurnal tersebut akan ikut membawa MRP Overhead Type. Jika modul expense business category aktif, jurnal expense juga akan membawa business category dan analytic account sesuai category expense.

B. Dari Journal Entry

Kalau actual overhead tidak berasal dari expense, Anda bisa input jurnal manual dan isi:

  • MRP Overhead Type

Contoh:

  • jurnal accrual listrik
  • jurnal pengakuan beban SDM produksi

3.5. Standarisasi Faktor per Produk/Proses

Untuk menghindari input faktor manual di setiap MO, gunakan template default:

  • Product Template
    • Default Electricity Factor
    • Default Labor Factor
  • BoM
    • Default Electricity Factor
    • Default Labor Factor

Aturan prioritas saat MO dibuat atau saat produk/BoM diganti di form MO:

  1. Jika MO memakai BoM, faktor default diambil dari BoM.
  2. Jika tidak ada BoM, faktor default diambil dari Product Template.
  3. Jika tidak diisi, fallback ke 1.0.

Dengan pola ini, tim produksi cukup set standar per jenis produk/proses sekali, lalu hanya override faktor di MO tertentu jika ada kondisi khusus.

C. Manual Actual Amount

Kalau actual overhead belum siap dari jurnal/expense, isi Manual Actual Amount di line overhead.

Cara ini cocok untuk:

  • masa transisi awal
  • simulasi perhitungan
  • test sistem sebelum disiplin tagging expense diterapkan

Langkah 4. Load Source Entries

Di form Overhead Period, klik:

  • Load Source Entries

Fungsi tombol ini:

  • mengambil journal items posted dalam periode yang punya MRP Overhead Type sesuai line overhead
  • hanya mengambil source entries yang cocok dengan business category / analytic context pada Overhead Period
  • menempelkan journal items tersebut ke Source Journal Items

Jika tidak ada journal item yang cocok, actual overhead tetap bisa berasal dari Manual Actual Amount.

Langkah 5. Compute Overhead

Klik:

  • Compute Overhead

Fungsi tombol ini:

  • mencari MO yang done dalam periode
  • menghitung total basis alokasi
  • menghitung tarif overhead
  • membuat baris alokasi overhead per MO
  • menghitung absorbed amount dan variance

Catatan faktor MO:

  • Untuk line overhead dengan MO Factor Mode listrik/SDM, basis alokasi tiap MO akan dikalikan faktor MO terkait.
  • Di tab alokasi tersedia Base Basis Qty, MO Factor, dan Basis Qty (hasil kali) agar audit trail jelas.

Contoh singkat:

  • Basis Per Kg, qty MO = 100 kg, faktor listrik MO = 1.20
  • Basis efektif = 100 x 1.20 = 120
  • Jika rate overhead = 30.000, applied overhead MO = 120 x 30.000 = 3.600.000

6. Cara Sistem Menghitung Basis

6.1. Basis Per Kg

Untuk Per Kg, sistem memakai qty produksi MO.

Pada data yang sekarang, basis ini paling aman karena MO selesai sudah ada dan kuantitas produksinya terbaca.

6.2. Basis Per MO

Untuk Per MO, setiap MO dihitung 1 batch.

Cocok untuk overhead yang ingin dibagi rata per batch, bukan berdasarkan tonase/berat.

6.3. Basis Per Jam

Untuk Per Jam, sistem mencoba membaca:

  • duration workorder
  • duration expected
  • atau fallback dari date_start dan date_finished

Catatan penting:

  • Jika tidak ada workorder atau date_start, basis jam akan menjadi 0.
  • Karena kondisi database Anda saat ini tidak memiliki workorder, basis jam tidak disarankan.

7. Membuat Jurnal Adjustment

Setelah angka actual dan absorbed sudah benar, klik:

  • Create Adjustment

Sistem akan membuat jurnal adjustment dalam status draft.

Pola jurnalnya:

7.1. Reverse Actual Overhead

Akun beban overhead aktual dikredit kembali.

Contoh:

Cr 63110080 Listrik

7.2. Absorbed Overhead

Akun absorpsi overhead didebit.

Jika Capitalize to Inventory aktif pada Overhead Type/Line, sistem akan debit ke akun valuation produk jadi berdasarkan alokasi per MO (dengan fallback ke akun absorpsi jika akun valuation produk tidak tersedia).

Selain jurnal GL, sistem juga membuat Stock Valuation Layer (SVL) per alokasi MO agar inventory valuation report ikut mencerminkan absorbed overhead.

Business category behavior:

  • Adjustment move akan mewarisi Business Category dari Overhead Period.
  • Adjustment move akan mewarisi Analytic Account dari business category pada Overhead Period.
  • Journal line adjustment juga diisi analytic account yang sama agar konsisten dengan pola business category.

Contoh:

Dr 51000020 Manufacturing Overhead Applied - Electricity

7.3. Variance

Kalau actual dan absorbed tidak sama, selisih masuk ke akun variance.

Contoh:

Dr/Cr 51000090 Manufacturing Overhead Variance

8. Contoh Operasional Nyata

9. Catatan Kontrol Data

  • Setelah jurnal adjustment dan SVL overhead dibuat, periode tidak bisa di-Reset to Draft untuk mencegah inkonsistensi antara GL dan inventory valuation.
  • Jika perlu koreksi, lakukan jurnal koreksi/reversal di periode berikutnya sesuai prosedur akuntansi.

10. Rekomendasi Faktor Awal (Siap Pakai)

Gunakan baseline berikut untuk memulai, lalu review variance 1-2 periode sebelum menetapkan angka final.

10.1. Template 5 Kategori Proses

  • Kategori A - Mixing/Agitasi Ringan
    • Electricity Factor: 0.85
    • Labor Factor: 0.90
  • Kategori B - Transfer/Packing Standar
    • Electricity Factor: 1.00
    • Labor Factor: 1.00
  • Kategori C - Heating/Cooking Sedang
    • Electricity Factor: 1.20
    • Labor Factor: 1.05
  • Kategori D - Drying/Grinding Intensif
    • Electricity Factor: 1.35
    • Labor Factor: 1.10
  • Kategori E - Rework/Manual Handling Tinggi
    • Electricity Factor: 0.95
    • Labor Factor: 1.30

10.2. Cara Pakai Template

  1. Map setiap produk jadi ke salah satu kategori proses.
  2. Isi faktor di Product Template sebagai default.
  3. Jika ada rute/proses khusus, override di BoM.
  4. Untuk kasus insidentil (downtime, trial, rework), override di MO terkait saja.

10.3. Aturan Review Bulanan

  • Jika produk/proses berulang menunjukkan under absorption besar, naikkan faktor +0.05 sampai +0.10.
  • Jika berulang over absorption besar, turunkan faktor -0.05 sampai -0.10.
  • Ubah faktor maksimal sekali per periode agar perbandingan variance tetap bersih.
  • Simpan change log faktor (tanggal, alasan, nilai lama, nilai baru) untuk audit biaya.

10.4. Batas Aman Operasional

  • Batas bawah disarankan: 0.50
  • Batas atas disarankan: 2.00
  • Nilai di luar rentang tersebut hanya dipakai untuk kondisi khusus dengan approval finance/plant manager.

Contoh Februari 2026:

  • Total MO done: 9 MO
  • Total basis listrik: 9000 kg
  • Actual listrik: Rp 9.000.000
  • Tarif listrik: Rp 1.000/kg

Hasil:

Tarif = 9.000.000 / 9.000 = 1.000 per kg
Applied overhead = 9.000.000
Variance = 0

Jurnal adjustment yang terbentuk:

Cr 63110080 Listrik                                9.000.000
Dr 51000020 Manufacturing Overhead Applied         9.000.000

9. Kapan Pakai Manual Actual Amount

Gunakan Manual Actual Amount bila:

  • expense belum disiplin ditag ke MRP Overhead Type
  • actual overhead masih direkap manual oleh finance
  • Anda ingin test alur modul dulu sebelum go-live penuh

Jangan gunakan Manual Actual Amount kalau actual overhead sudah lengkap dan akurat dari journal items, karena bisa menyebabkan actual menjadi dobel bila tidak dikontrol.

10. Kapan Pakai Manual Rate

Gunakan Manual Rate bila perusahaan ingin tarif standar, misalnya:

  • listrik dibebankan tetap Rp 950/kg
  • SDM dibebankan tetap Rp 700/kg

Pada mode Manual, sistem:

  • tetap menghitung basis MO
  • tetapi tarif diambil dari Manual Rate
  • absorbed amount dihitung dari basis x manual rate
  • variance = actual - absorbed

11. Cara Menghindari Double Pembiayaan

Prinsip pengendaliannya adalah:

  • actual overhead tetap dicatat di expense/jurnal aktual
  • absorbed overhead dipindahkan ke akun absorpsi melalui jurnal adjustment
  • variance dipisahkan ke akun variance

Agar aman:

  • gunakan akun beban aktual yang jelas untuk overhead
  • gunakan akun absorpsi yang terpisah dari akun beban aktual
  • gunakan akun variance yang terpisah
  • jangan campur jurnal actual dan absorbed di akun yang sama tanpa kontrol

12. Rekomendasi Setup Untuk Kondisi Anda Saat Ini

Karena saat ini data workorder/jam kerja belum tersedia, setup yang disarankan adalah:

  • Listrik Produksi = Per Kg
  • SDM Produksi = Per Kg

Alternatif:

  • jika SDM ingin dihitung per batch, ubah SDM Produksi menjadi Per MO

13. Checklist Operasional Bulanan

Gunakan checklist ini setiap akhir bulan:

  1. Pastikan semua expense/jurnal overhead sudah masuk.
  2. Pastikan expense overhead sudah diberi MRP Overhead Type.
  3. Buat atau buka Overhead Period bulan terkait.
  4. Klik Load Source Entries.
  5. Review Source Journal Items.
  6. Isi Manual Actual Amount jika ada biaya yang belum masuk jurnal.
  7. Klik Compute Overhead.
  8. Review Basis Qty, Rate, Absorbed Amount, dan Variance Amount.
  9. Klik Create Adjustment.
  10. Review jurnal draft.
  11. Post jurnal adjustment jika sudah benar.

14. Troubleshooting

Kasus 1. Basis Qty = 0

Penyebab umum:

  • tidak ada MO done dalam periode
  • basis Per Jam tetapi workorder/duration tidak ada

Solusi:

  • cek tanggal periode
  • cek status MO harus done
  • ubah basis ke Per Kg atau Per MO

Kasus 2. Actual Amount = 0

Penyebab umum:

  • tidak ada expense/jurnal yang ditag MRP Overhead Type
  • source entry ada tetapi business category / analytic tidak cocok dengan Overhead Period
  • belum klik Load Source Entries
  • actual masih belum diinput manual

Solusi:

  • tag expense/jurnal dengan overhead type yang benar
  • pastikan business category expense/jurnal sama dengan business category pada Overhead Period
  • klik Load Source Entries
  • isi Manual Actual Amount bila perlu

Kasus 3. Jurnal Adjustment Tidak Bisa Dibuat

Penyebab umum:

  • akun source/absorption/variance belum lengkap
  • line overhead bernilai nol semua

Solusi:

  • cek konfigurasi akun di Overhead Type
  • pastikan ada actual atau absorbed amount

Kasus 4. Variance Terlalu Besar

Penyebab umum:

  • actual overhead belum lengkap
  • basis alokasi salah
  • ada expense yang belum ditag
  • rate manual terlalu tinggi/rendah

Solusi:

  • review source journal items
  • cek basis alokasi
  • cek expense tagging
  • bandingkan actual vs absorbed per line overhead

15. Saran Implementasi Bertahap

Agar modul ini mudah diadopsi, lakukan bertahap:

Tahap 1

  • gunakan Manual Actual Amount
  • basis listrik dan SDM = Per Kg
  • validasi hasil perhitungan dan jurnal

Tahap 2

  • mulai disiplin tagging Expense dan Journal Entry dengan MRP Overhead Type
  • kurangi ketergantungan pada input manual

Tahap 3

  • jika diperlukan, pisahkan SDM per batch atau per pusat biaya
  • tambahkan governance review bulanan untuk variance

16. Ringkasan Singkat

Jika ingin operasional paling sederhana saat ini, lakukan seperti ini:

  1. Buat Overhead Period bulanan.
  2. Pastikan line Listrik Produksi dan SDM Produksi ada.
  3. Isi actual cost dari expense/jurnal atau Manual Actual Amount.
  4. Klik Compute Overhead.
  5. Review hasil per kg.
  6. Klik Create Adjustment.
  7. Post jurnal setelah diperiksa finance.

17. File Teknis Terkait

Jika ingin melihat source code modul:

  • grt_mrp_overhead_costing/__manifest__.py
  • grt_mrp_overhead_costing/models/mrp_overhead_period.py
  • grt_mrp_overhead_costing/models/mrp_overhead_type.py
  • grt_mrp_overhead_costing/models/hr_expense.py
  • grt_mrp_overhead_costing/models/account_move.py
  • grt_mrp_overhead_costing/views/mrp_overhead_period_views.xml

Dokumen ini dibuat untuk kebutuhan operasional dan pembelajaran user internal. Jika alur bisnis berubah, misalnya SDM berganti dari Per Kg menjadi Per MO, dokumentasi ini sebaiknya ikut diperbarui.

Reference in New Issue View Git Blame Copy Permalink